Đây là các bước công việc cụ thể để bạn có thể hình dung và thực hiện:
1. Ký kết hợp đồng ngoại thương
Tất nhiên bước đầu tiên để bắt đầu cho việc nhập khẩu là bạn đàm phán ký kết hợp đồng mua bán với đối tác nước ngoài. Đây là thỏa thuận giữa hai bên về việc mua bán lô hàng, và cần bao gồm những nội dung cần thiết, chẳng hạn như:
- Thông tin hàng hóa
- Giá cả, thanh toán
- Giao hàng
- Đóng gói
- Bảo hành
- Khiếu nại .v.v…
Nội dung chi tiết tất nhiên được 2 bên đàm phán và thống nhất cho phù hợp với nhu cầu thực tế.
Bạn cũng lưu ý nên đưa đủ những điều khoản quan trọng để đảm bảo tính pháp lý cũng như bảo vệ quyền lợi cho mình. Trên thực tế khi làm dịch vụ vận chuyển & thủ tục hải quan cho nhiều khách hàng, tôi thấy nhiều nhà nhập khẩu làm hợp đồng rất sơ sài, thiếu những điều khoản quan trọng, như: bảo hành, khiếu nại… Thói quen như vậy sẽ tiềm ẩn rủi ro lớn, khi chẳng may có phát sinh về vấn đề hàng hóa kém chất lượng, hoặc nhỡ xảy ra tranh chấp thì không có căn cứ để làm việc với phía người bán.
Tìm hiểu thêm: gửi hàng trọn gói đi Malaysia với Indochina Post giá rẻ
2. Ký hợp đồng dịch vụ cho với công ty vận chuyển
Khi bạn nhập theo điều kiện ExWork thì sẽ chịu trách nhiệm về khâu vận chuyển hàng hóa. Công ty vận chuyển (carrier) thường là các công ty giao nhận (forwarder) hoặc đại lý hàng không (GSA). Forwarder này phải được hãng hàng không chỉ định và cho phép khai thác hàng hóa cho hãng.
Công ty bạn ở Việt Nam thì thường sẽ phải thuê công ty dịch vụ vận chuyển để họ làm các bước cần thiết trong quá trình chuyển hàng door-to-door. Có thể thuê các forwarder tại Việt Nam, vì họ thường có đại lý đầu nước ngoài để thực hiện các thủ tục cần thiết tại nước xuất khẩu (cũng giống như với hàng đường biển).
3. Forwarder nhận hàng, làm thủ tục xuất khẩu tại nước ngoài
Tại nước xuất khẩu, người giao nhận (forwarder) làm các thủ tục và nghiệp vụ cần thiết như:
- Nhận hàng tại kho người xuất khẩu,
- Vận chuyển đến sân bay giao cho hãng hàng không
- Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
- Cấp cho người xuất khẩu các giấy tờ cần thiết: giấy chứng nhận đã nhận hàng, lưu kho, vận chuyển…
Sau khi hoàn tất thủ tục với hải quan, sân bay, hãng hàng không, người giao nhận sẽ phát hành Vận đơn hàng không (HAWB) và gửi kèm theo hàng hóa bộ chứng từ liên quan. Bản gốc AWB số 3 giao lại cho người gửi hàng, cùng thông báo cước + phí có liên quan (nếu có) để người gửi hàng thanh toán.
4. Hãng hàng không chuyển hàng về Việt Nam
Đây là khâu dịch vụ của hãng hàng không. Họ sẽ dùng máy bay để chở hàng từ sân bay khởi hành đến sân bay đích, trong nhiều trường hợp có thể chuyển tải hàng tại sân bay chung chuyển.
Hàng có thể được vận chuyển bằng máy bay chở hàng chuyên dụng, hoặc chở trong khoang hàng của máy bay chở khách. Nếu để ý, khi bạn đi máy bay chẳng hạn của Vietnam Airline, luôn có phần khoang hàng nằm phía dưới khoang chỗ ngồi của hành khách.
Sau khi hàng lên máy bay và trước khi hàng về, hãng hàng không báo dự kiến thời gian đến sân bay đích, để người giao nhận biết và có thông báo cho người nhận hàng chuẩn bị làm thủ tục cần thiết.
5. Làm thủ tục hải quan nhập khẩu
Tại Việt Nam (nước nhập khẩu), người giao nhận theo ủy quyền của chủ hàng, làm thủ tục hải quan nhập khẩu, với các bước cần thiết như sau:
- Nhận giấy báo hàng từ hãng hàng không, thông báo cho người nhập khẩu lịch trình lô hàng
- Đến hãng hàng không hoặc đại lý của họ để nộp các khoản phí như: phí lệnh giao hàng (DO), phí làm hàng (handling), phí lao vụ (labor fee)… và nhận bộ chứng gửi kèm theo hàng hóa (nêu trong bước 4)
- Thu lại vận đơn gốc (HAWB bản số 2)
- Làm thủ tục nhận hàng từ hãng vận chuyển, thanh toán mọi khoản cước thu sau, làm thủ tục và nộp lệ phí với cảng hàng không
- Chuẩn bị hồ sơ và làm thủ tục hải quan cho hàng Air nhập khẩu
- Làm thủ tục đăng ký lấy hàng tại kho hàng không (chẳng hạn như: kho TCS, SCSC tại sân bay Tân Sơn Nhất, hay kho NCTS, ACS, ALS nếu hàng về sân bay Nội Bài)
6. Đưa hàng về kho của bạn (nhà nhập khẩu)
Sau khi hoàn tất các thủ tục cần thiết, nhân viên công ty giao nhận sẽ để lại thông tin liên lạc để cán bộ hải quan thông báo khi hàng về đến kho của sân bay.
Khi hàng đã về kho hàng không, người giao nhận đến làm nốt thủ tục nhận hàng, thanh lý tờ khai, và bố trí phương tiện lấy hàng khỏi sân bay rồi giao đến kho của công ty người nhập khẩu chỉ định.
Vậy là hoàn tất toàn bộ Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không. Hy vọng bạn có thể hiểu được sơ bộ các bước để có thể thực hiện việc nhập hàng cho công ty mình.
Tìm hiểu thêm: vận chuyển kệ sách sang Mỹ
