Tìm hiểu Proforma Invoice là gì?

Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ, tức là có hình thức như hóa đơn (Invoice), nhưng không dùng để thanh toán (chiếu lệ), vì đó không phải là giấy tờ đòi tiền.

Proforma Invoice thường được viết tắt là PI, là loại thường thấy trong chứng từ XNK. Có thể nói đây là bản nháp sơ bộ của hóa đơn, và do đó không dùng để đòi tiền. Mặc dù vậy, hình thức cũng như nhiều nội dung trên đó vẫn giống hóa đơn thương mại.

Vậy Proforma Invoice này dùng để làm gì? Tại sao lại cần hóa đơn chiếu lệ?

Về bản chất, đây chỉ như 1 bản nháp ban đầu của hóa đơn thương mại chính thức. Dựa vào đó, người mua và bán biết được những thông tin cơ bản về lô hàng, trong đó có chủng loại, mẫu mã, số lượng, đơn giá, tổng số tiền, điều kiện giao hàng.v.v…

PI là chứng từ thể hiện sự cam kết về phía người bán sẽ giao lô hàng hoặc dịch vụ như đã thông báo cho người mua ở mức giá cụ thể.

Sau khi nhận được Proforma Invoice, người mua và người bán có thể tiếp tục đàm phán những điều khoản cụ thể khác có liên quan. Và do đó, chứng từ chiếu lệ này có thể được sửa đổi nhiều lần, cho phù hợp với nhu cầu của các bên.

Các thông tin trên Invoice

◾ Nội dung về số hóa đơn: Tiêu đề, số Invoice

◾ Ngày làm hóa đơn

◾ Thông tin người bán, người mua

◾ Mô tả hàng hóa: tên mặt hàng, số lượng, đơn giá

◾ Tên tàu và số chuyến trên Booking

◾ Số container và số Seal

◾ Cảng xuất hàng, nhập hàng

◾ Tổng số tiền bằng chữ và số

Proforma Invoice phát hành khi nào?

Về trình tự thời gian thì không có quy định chính xác thời điểm nào có PI, và cũng không nhất thiết phải có phát hành PI khi mua bán 1 lô hàng. Tuy nhiên, để thuận tiện cho giao dịch, thì các bên có thể đưa ra chứng từ này trong quá trình thương thảo đàm phán và thực hiện hợp đồng mua bán.

Cụ thể, chứng từ này thường được phát hành khi:

• Người bán cần phát hành cho người mua một chứng từ về lô hàng, mà vào thời điểm đó thì hàng chưa được giao (hoặc chưa sẵn sàng).
• Người bán cần có chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu (ở một số quốc gia)
• Chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết, hoặc chưa đến thời điểm phát hành Hóa đơn thương mại. Đến khi có đủ thông tin, người mua chấp nhận nội dung trên Proforma Invoice, và hàng đã gửi (hoặc đã đóng container), thì người bán có thể phát hành Hóa đơn thương mại (chính thức) cho lô hàng đó.

Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice

Như đã đề cập một số chi tiết ở trên về 2 loại chứng từ này. Sự khác nhau có thể tóm tắt như sau:

• Về thời điểm phát hành: Proforma Invoice phát hành trước khi gửi hàng, còn Commercial Invoice (CI) phát hành sau khi lô hàng đã được gửi, hoặc đã đóng xong vào container.
• Về nội dung: nhiều nội dung tương tự nhau, nhưng Commercial Invoice thường đầy đủ và chính xác hơn về lượng hàng và số tiền thanh toán. Với PI, 2 bên có thể sẽ vẫn tiếp tục thảo luận để thay đổi điều khoản nếu cần.
• Về tính cam kết: CI là chứng từ rất quan trọng xác nhận giao dịch mua bán, trong khi PI chỉ như sự cam kết ban đầu của người bán gửi tới người mua (như tôi đề cập phía trên)
• Về hạch toán: CI được dùng để hạch toán kế toán của cả phía người mua và người bán, trong khi PI không có chức năng này.

Ghi chú: Invoice (hóa đơn) và Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) có ý nghĩa giống nhau, và có thể dùng thay thế lẫn nhau. Tuy nhiên, trong quy định về hồ sơ hải quan của Việt Nam, tôi thấy họ dùng cụm từ “hóa đơn thương mại”, vì vậy có lẽ bạn nên dùng thuật ngữ này cho thuận tiện công việc.

Ngoài ra, theo như kinh nghiệm công ty tôi thường thấy, hồ sơ hải quan ở Việt Nam thường yêu cầu hóa đơn thương mại, nên Proforma Invoice không cần phải xuất trình khi làm thủ tục hải quan. Một số trường hợp có thể dùng Proforma Invoice để thay cho Hợp đồng thương mại, để giải thích chi tiết với hải quan, khi cần.

>>> Xem thêm: Các tài liệu cần thiết trong bộ chứng từ Xuất nhập khẩu

Nội dung cần có trong PI

Đối với những người đang làm trong ngành xuất nhập khẩu hay đối với những người thường xuyên thực hiện các công việc giao dịch trao đổi mua bán thì việc biết đến những nội dung bên trong hóa đơn chiếu lệ là vô cùng cần thiết.

Vì đơn giản nó sẽ phục vụ tốt cho quá trình làm việc giữa bạn với khách hàng được nhanh chóng hơn, bên cạnh đó cũng có thể đảm bảo được thông tin của lô hàng luôn chính xác. Nội dung của 1 tờ hoá đơn chiếu lệ thường bao gồm những vấn đề sau đây:

Những thông tin cụ thể về danh tính của người bán hàng và người mua lô hàng hóa đó. Đối với những thông tin như thế này, người thực hiện cần phải đảm bảo tính chính xác tuyệt đối vì họ sẽ là chủ thể thực hiện các giao dịch sắp tới.

Số và ngày của hoá đơn chiếu lệ.

Nêu rõ những điều kiện thanh toán khi tiến hành làm việc với lô hàng đó và thể hiện được mong muốn của người bán để người mua hàng có thể biết về những nguyện vọng đó. Bên cạnh những mong muốn và yêu cầu của người mua phải thực hiện thì bên bán phải để kèm số tài khoản ngân hàng để người mua có thể thanh toán tiền nhanh chóng hơn qua tài khoản ngân hàng.

Bạn cũng nên chú ý rằng tài khoản ngân hàng cần phải đúng và chính xác thông tin. Tránh để xảy ra trường hợp mà người mua đã thực hiện thanh toán nhưng bạn vẫn chưa nhận được tiền. Nếu để xảy ra như vậy sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình giao dịch của cả hai bên.

Có đầy đủ toàn bộ các thông tin liên quan đến hàng hóa trong cuộc giao dịch.

Port of loading: Ở phần này thì cần phải điền tên của cảng thực hiện việc bốc hàng, dỡ hàng tại Việt Nam. Ví dụ như cảng Đà Nẵng port,…

Port of destination: Tên của cảng mà hàng hóa sẽ được chuyển đến.

Estimates Time Arrival (thường được viết tắt là ETA): Trong mục này thể hiện thời gian dự kiến hàng hóa sẽ cập cảng.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, liên hệ Vinhphuc Logistics để được giải đáp nhé!!!